Nach den amtlichen Statistiken ist die Bevölkerungszahl im Kreis Gütersloh 2009 und 2010 in vielen Städten und Gemeinden, so auch in Steinhagen, weiter zurückgegangen. Steinhagens Partnerstadt Woerden hat derweil über 50.000 Einwohner und wächst weiter. 

Am 31.12.2008 lebten nach Angaben des Landesbetriebes für Informatik und Technik Nordrhein-Westfalen (www.it.nrw.de) 353.944 Menschen im Kreis, am 31.12.2009 waren es noch 353.514 und am 31.12.2010 353.766.

Der Rückgang der Bevölkerungszahlen verteilt sich gleichmäßig auf alle 13 Städte und Gemeinden mit Ausnahme von Rheda-Wiedenbrück und Verl, in denen die Bevölkerung entgegen des landes- und kreisweiten Trends noch geringfügig zunahm.

In Steinhagen lebten nach der amtlichen Statistik am 31.12.2008 19.936 Einwohner, am 31.12.2009 19.859, am 30.06.2010 19.829 und am 31.12.2010 19.766. "Die amtlichen Zahlen liegen immer unter unseren meldeamtlichen Zahlen, da landesweit die Meldedaten "bereinigt" werden. So werden zum Beispiel Doppelmeldungen berücksichtigt, wenn jemand innerhalb eines Monats umzieht", so Bürgermeister Klaus Besser. Nach den Zahlen des Meldeamtes lebten am 31.12.2009 20.258 Einwohner mit Hauptwohnsitz in Steinhagen, am 31.12.2010 waren es noch 20.156.

Die amtlichen Bevölkerungszahlen sind eine Grundlage für die Berechnung von Zuweisungen des Landes nach dem Gemeindefinanzierungsgesetz aber auch für die Berechnung von Abgaben (Umlagen), die die Gemeinde an Land, Kreis und Zweckverbände wie die Volkshochschule abzuführen hat. Auswirkungen ergeben sich aber auch auf die Planung neuer Wohn- und Gewerbegebiete. "Die Bevölkerungsprognose ist eine Grundlage für die Flächennutzungsplanung. Die Bezirksregierung in Detmold geht so davon aus, dass Steinhagen über das bisherige Maß hinaus keine zusätzlichen Wohn- und Gewerbegebiete in seinem Flächennutzungsplan ausweisen darf". 

Der Trend entspricht den Prognosen der Gemeinde im Demographiebericht: Steinhagener werden weniger, bunter und älter.

Anders verhält sich die Bevölkerungsentwicklung in Steinhagens niederländischer Partnerstadt Woerden. Dort wurde im August 2011 ein Neugeborener als 50.000ster Einwohner begüßt.